Suomessa ollaan kehittämässä kansalaisen sähköistä asiointitiliä. Mallimaaksi on usein nimetty Tanska. Millainen on tanskalainen ratkaisu? Kävin tutustumassa heidän sähköiseen postilaaitkkoonsa palvelun verkkosivuilla. Palvelun nimi on ytimekkäästi e-Boks – e-laatikko.ok

1. Tanskalaiset osaavat viestiä

Sähköisen postilaatikon käyttöönoton ohjeissa on kolme kohtaa, joista jokaisessa on kuva ja pari lausetta tekstiä.

Mikä on paras tapa madaltaa palvelun käyttöönoton kynnystä, jos asiakas on hämmennyksen vallassa, eikä lähtökohtaisesti ehkä edes haluaisi ottaa palvelua käyttöön? Selkeä viestintä. Yksinkertaiset ohjeet. Lisäksi ilmava asettelu auttaa lukijaa/katsojaa hahmottamaan kokonaisuuden.

e-Boks.

e_Boks.Tanskassa jokaisen 15 vuotta täyttäneen on avattava itselleen e-Boks-tili. Vain erityistapauksissa tilin käytöstä voi saada vapautuksen.

Kun kyse on pakosta, pitäisi viestinnän rima nostaa vielä normaaliakin korkeammalle.

2. Yksityiset ja julkiset samassa palvelussa

Tanskan e-Boksin kautta kaksisuuntaista palvelua tarjoavat sekä julkishallinto että yksityiset yrittäjät. 30 000 yritystä tai organisaatio lähettää postinsa e-Boksissa. Pankit, huoltoasemat, kiinteistönvälittäjät, vakuutusyhtiöt, kunnat, alueet, valtio, kuten verovirasto jne.

Kävin katsomassa, mitä palveluja Suomi.fi-palvelun Kansalaisen sähköinen asiointi tarjoaa tällä hetkellä: julkishallinnon palveluja ja rajoitetusti.

Asiointitiliä ollaan uudistamassa, mitä sinne tulee? Valtorin sivuilla todetaan näin:

Kansalaisen asiointitilin avulla viranomaiset voivat

• toimittaa helposti ja joustavasti päätöksiä ja tiedoksiantoja kansalaisille
• pyytää kansalaiselta lisätietoja vireillä olevaan asiaan
• käyttää Asiointitilin välivarastopalvelua asiakirjojen toimittamiseen Asiointitilille.

Ei siis yrityskäyttöön?

3. e-Boksissa on käytössä sähköinen allekirjoitus

Kuluttajatuotteita myyvällä Coop Danmarkilla 1 200 liikettä ja yli 36 000 työntekijää. He käyttävät e-Boksia henkilöstöhallinnon dokumenttien hallinnassa. ”Vi har årligt mere end 45.000 dokumenter, som skal underskrives af medarbejder og virksomhed i forbindelse med ansættelse, tillæg, ændringer eller opsigelse.” Siis vuosittain yli 45 000 allekirjoitettavaa dokumenttia.

4. Henkilökohtainen sähköinen arkisto

e-Boks – voisiko sitä kutsu kansalaisen sähköiseksi arkistoksi? e-Boksin käyttäjä voi arkistoida tilille kaikki tärkeät sähköiset dokumenttinsa pankista, veroviranomaiselta, kunnalta jne.

 

5. Säästä jopa 80 % postituskustannuksissa

e-Boks tuo säästöjä ainakin niille yrityksille, jotka ovat lähettäneet paljon paperipostia. Lisäksi sähköinen posti on ekologisempaa kuin paperinen.

Kysyin tanskalaiselta ystävältäni e-Boksista. Hänen kirjoitti: We use E-Boks for all govermental and other public communication. e-Boks is the reason that almost no paper mail exists in Denmark.

Vielä todettakoon, että e-Boksin historia ulottuu vuoteen 2001. Aika oli Suomessa vielä Nokia-huuman aikaa. Googlailin vuotta 2001 ja tietoyhteiskuntaa (niin digitalisaatiosta silloin puhuttiin) ja sähköistä asiointia. Mitään tämän kaltaista ei heti tullut esille. Kylläkin Nokiaa ja laitteita ja vientiä. Tärkeitä asioita, mutta julkishallinto ei näyttänyt olevan ihan etujoukoissa.

#Tanska #eBoks #tautatyöt #digitalisaatio #viestintä

Leave a comment

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *